POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Introducción
De acuerdo con lo definido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, la política interna de manejo de la información implementada por La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. y las demás normas concordantes, por las cuales se dictan las disposiciones generales para la protección y regulación del tratamiento de la información que contenga datos personales con el fin de garantizar un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data, declara de manera expresa que:

Alcance
Fijar la política y lineamientos que garanticen la protección de datos personales, recolectados y obtenidos en virtud del cumplimiento del objeto misional de la empresa.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Usuario para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable que se pone a disposición del Usuario, mediante la que se le informa al Usuario la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el usuario.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Usuario: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Obligatoriedad y Cumplimiento
Esta política es de cumplimiento obligatorio por parte de La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda., su administrador, funcionarios, contratistas y terceros que obran en su nombre, en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 (en adelante “Ley de datos personales”), el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen sobre la materia.

Derechos De Los Usuarios
Conocer, actualizar y rectificar datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a mis datos personales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, Acceder en forma gratuita a mis datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Información Del Responsable

Razón Social: Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda.

NIT: 891.100.296-5

Dirección: Calle 4 No. 3 – 37 Barrio Centro Neiva-Huila-Colombia

Correo electrónico: info@cadefihuila.com

Teléfono: (+57)-(608)-872-1527

Página Web: www.cadefihuila.co

Canales De Información Para El Ejercicio De Los Derechos De Los Usuarios

Dirección física: Calle 4 No. 3 – 37 Barrio Centro Neiva-Huila-Colombia

Horario de Atención:  Lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:00 p.m

Correo electrónico: info@cadefihuila.com

Teléfono: (+57)-(608)-872-1527

Página Web: www.cadefihuila.co

Pasos Para El Conocimiento, Actualización, Supresión, Revocación Y Rectificación
El usuario podrá solicitar, a través de los canales de contacto expuestos anteriormente, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información.

La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda., validará su identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a su solicitud en los tiempos establecidos en la ley y será enviada a través del medio por el cual se recibe la solicitud o por el medio que el usuario especifique en el comunicado. Si el usuario tiene un deber legal contractual de permanecer en la base de datos de La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda., la supresión de datos personales y/o revocación de autorización para el tratamiento de la información no procederá.

Dichos requerimientos serán tramitados siempre y cuando la solicitud cumpla con los siguientes requisitos:

Deberá ser dirigida al Responsable o Encargado del tratamiento indicado en el numeral 8.

Deberá contar con la identificación del usuario, su causahabiente, representante o mandatario.

Habrá de contener la descripción de los hechos que dan lugar a su petición.

Incluir los datos para notificación.

Documentos y hechos soportes de su petición.

En caso de que el requerimiento resulte incompleto en cuanto a sus requisitos, el usuario será requerido para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento subsane sus omisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que el solicitante fue requerido para subsanar su petición sin obtener la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez admitido un trámite, este será calificado como "reclamo en trámite".

El término máximo para atender un reclamo o solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo.

Si no fuere posible responder algún requerimiento en razón de su complejidad, se informará al usuario el motivo por el cual no es posible responder dentro del término fijado por la normativa vigente. Cuando se notifique sobre la imposibilidad de responder en el término inicialmente señalado, se debe informar al usuario la fecha en la que se responderá su requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Políticas Y Lineamientos Frente Al Tratamiento De Datos Personales A Cumplir

Cumplir con el tratamiento de los datos personales de los titulares dentro de los parámetros establecidos por la Constitución y la normativa vigente.

Obtener, de acuerdo con lo estipulado en la ley, la autorización expresa de los usuarios en medio físico y/o electrónico que permita su posterior consulta, a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del usuario los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo, se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del usuario que permitan concluir de una manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el manejo de sus datos personales.

Propender por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales por parte del responsable y los encargados.

Los datos personales solo serán tratados por aquellos colaboradores que lo requieran en función de las actividades propias de su cargo o por los encargados. A estos últimos se les suministrará la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

Los funcionarios y contratistas deberán garantizar la reserva de la información durante la vigencia del correspondiente vínculo o contrato con La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. y con posterioridad a la terminación de este.

Realizar el tratamiento de los datos personales acorde con los fines autorizados por los usuarios.

No divulgar datos personales en Internet u otro medio masivo de comunicación, a menos que se trate de información pública o información requerida por ley.

La información de datos personales de los usuarios será custodiada de acuerdo con el tiempo definido en las tablas de retención documental, cuando aplique.

A solicitud del usuario y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, la información del usuario deberá ser eliminada.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a cualquier tercero autorizado (encargado del tratamiento), todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

Corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cualquier tercero autorizado (encargado del tratamiento).

Tramitar las consultas y reclamos formulados por los usuarios en los términos señalados en la normativa vigente. Se informará, si es el caso, al encargado para su gestión.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Aplicar las medidas de seguridad idóneas para el tratamiento de información clasificada como sensible.

Propender por el fortalecimiento de una cultura corporativa que abogue y salvaguarde los derechos de los usuarios, mediante jornadas de capacitación.

Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de protección de datos personales y hábeas data.

Informar debidamente al usuario sobre la finalidad de la recolección de sus datos personales y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.

Garantizar que la información que se suministre a cualquier tercero autorizado, dentro de los parámetros establecidos en la ley, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Intercambiar información de datos personales con entidades públicas cuando la soliciten, en ejercicio de sus funciones y desarrollo de la política pública.

No transferir información de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos.

La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda., debe reportar la información de las bases de datos administradas e informar al Oficial de Cumplimiento sobre las novedades.

Apoyar la gestión de registro y reporte de las novedades de las bases de datos en el Registro Nacional de Base de Datos (RNBD), en cumplimiento a lo establecido en la normativa legal vigente.

Las políticas de protección de datos y de privacidad podrán ser modificadas en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en la página www.cadefihuila.co, medio idóneo dispuesto por La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. para que sean de conocimiento de los usuarios.

El presente documento, fue presentando y aprobado por el gerente de la empresa La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda., en la ciudad de Neiva - Huila el 30 de marzo del año 2022.

Política De Privacidad
La política de privacidad de la presente página web tiene por objeto facilitar, al público en general, información acerca de las actividades que realiza esta empresa y los servicios que presta.

Al acceder, consultar o utilizar está página Web, los Usuarios aceptan cumplir los términos y condiciones establecidas en esta; en caso de que usted no acepte quedar vinculado por los presentes términos y condiciones, no podrá acceder, ni utilizar esta página. Por favor lea y revise cuidadosamente este acuerdo antes de hacer uso de esta.

Por el uso que usted como usuario de esta, haga en esta página damos por hecho que ha leído y voluntariamente acepta su contenido.

Información Del Responsable

Razón Social: Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda.

NIT: 891.100.296-5

Dirección: Calle 4 No. 3 – 37 Barrio Centro Neiva-Huila-Colombia

Correo electrónico: info@cadefihuila.com

Teléfono: (+57)-(608)-872-1527

Página Web: www.cadefihuila.co

Los datos personales y la información obtenida por La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. se utilizarán para las siguientes finalidades:

Cumplir con los objetivos, finalidades y las funciones propias de la empresa. Para realizar mediciones de expectativas, impactos, desarrollar instrumentos más adecuados con las necesidades de los mercados y, en general, para uso empresarial en el marco de su misión y objeto. Generar estadísticas e informes. Transmitirlos a nuestros aliados estratégicos, o terceros interesados, de todas las actividades en desarrollo por la empresa. Custodiar la información física y/o magnética por parte de La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. o sus proveedores. Para contactar, notificar o brindar respuestas a consultas efectuadas por los usuarios relacionados con los temas que por función La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. realiza. Para realizar contacto con nuestros usuarios, con el propósito de obtener información para efectuar la medición del impacto de nuestros instrumentos, medición de satisfacción y demás instrumentos afines.

Derechos De Los Usuarios
Así mismo, La Cooperativa Departamental de Caficultores del Huila Ltda. le informa que sus derechos como usuario de datos personales son, sin perjuicio de los establecidos por la ley: (i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.

Como usuario de la información tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales y a suprimir o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, sólo en los casos en que sea procedente. Si usted requiere más información para conocer las políticas de tratamiento de datos personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella, puede consultarlas en el siguiente enlace: www.cadefihuila.co.

De igual manera, si desea presentar una consulta, reclamo o petición relacionada con la protección de los datos personales, puede remitirla a través de correo electrónico www.cadefihuila.co, o en la Calle 4 No. 3 – 37 Barrio Centro de la ciudad de Neiva – Huila – Colombia. ventanilla de radicación de lunes a viernes en horario de 7:30A.M. a 5:00 P.M

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Modificaciones Y Vigencia
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